DÖVLƏT QURUMUNDA Sİ HANSI İŞLƏRİ SÜRƏTLƏNDİRƏ BİLƏR?
Dövlət qurumunda iş çoxdur. Sənəd dövriyyəsi böyükdür. Vətəndaş müraciətləri hər gün gəlir. Hesabatlar hazırlanır. Qanunlar, qərarlar, protokollar oxunur. Bir işin gecikməsi çox vaxt başqa işləri də saxlayır. Bu sistemdə ən böyük problem vaxt itkisidir. Sİ (Süni intellekt) dövlət qurumunda insanı əvəz edən sistem deyil. Amma işi sürətləndirən, sənədi sadələşdirən və təkrarlanan işi azaldan köməkçi ola bilər. Əsas məqsəd budur: dövlət işində həm sürət, həm də dəqiqlik artsın.
Əvvəlcə qeyd etməliyik: dövlət qurumunda Sİ istifadə edilərkən məxfilik (məxfilik – gizlilik) və məlumat təhlükəsizliyi birinci yerdə olmalıdır. Çünki dövlət sənədlərində şəxsi məlumat, məxfi məlumat, daxili yazışma olur. Ona görə Sİ-yə istənilən sənədi olduğu kimi göndərmək olmaz. Bu fəsildə daha çox “real və təhlükəsiz istifadə” yanaşması verilir.
Birinci sürətlənən iş: vətəndaş müraciətlərinin cavablandırılmasıdır. Dövlət qurumuna hər gün yüzlərlə eyni tip müraciət gəlir. Məsələn, “mənim sənədim niyə gecikir?”, “hansı sənədlər lazımdır?”, “haraya müraciət edim?” Sİ burada hazır cavab şablonları (şablon – şablon) yarada bilər. İşçi Sİ-yə deyə bilər: “Bu tip müraciətə rəsmi cavab şablonu hazırla.” Sonra həmin cavab hər dəfə yenidən yazılmır, sadəcə uyğun hissə dəyişir. Bu, işçinin vaxtını çox azaldır.
İkinci sürətlənən iş: sənədlərin xülasəsidir. Dövlət sənədləri çox vaxt uzun olur. Qərar layihələri, hesabatlar, iclas protokolları. İşçi bu sənədi oxumalı və əsas məqamları çıxarmalıdır. Sİ burada çox güclüdür: “Bu sənədi 10 maddə ilə xülasə et. Əsas qərarları yaz.” Bu üsul işçinin vaxtını qısaldır. Həm də rəhbərliyə qısa məlumat vermək asanlaşır.
Üçüncü sürətlənən iş: hesabat yazılmasıdır. Dövlət işində hesabat (hesabat – rapor) çoxdur: aylıq, rüblük, illik. İşçi məlumatı bilir, amma rəsmi dil ilə yazmaq vaxt aparır. Sİ-yə belə yazmaq olar: “Bu məlumatlarla rəsmi hesabat mətni yaz. Struktur: giriş, görülən işlər, nəticə, təklif.” Sİ formalaşdırır. İşçi isə faktları daxil edir və yoxlayır.
Dördüncü sürətlənən iş: toplantı və iclas qeydləri. Dövlət qurumlarında iclas olur, protokol tutulur, qərarlar yazılır. Sİ səsli qeydləri mətinə çevirib strukturlaşdıra bilər. Hətta iclasdan sonra belə soruşmaq olar: “Bu qeydlərdən qərarların siyahısını çıxart. Kim məsuldur və tarix nədir?” Bu, iclas sonrası qarışıqlığı azaldır.
Beşinci sürətlənən iş: daxili təlim materialları. Dövlət işçilərinə tez-tez yeni qaydalar, yeni sistemlər öyrədilir. Sİ bu materialları sadələşdirə bilər. Məsələn: “Bu təlim sənədini yeni işçi üçün sadə dilə sal.” Bu, adaptasiya (adaptasiya – uyum) prosesini sürətləndirir.
Altıncı sürətlənən iş: sənədlərdə dil düzəlişi. Dövlət yazışmaları rəsmi olmalıdır. Bəzən dil səhvləri olur, cümlələr qarışıq olur. Sİ mətni daha rəsmi, daha aydın yaza bilər: “Bu mətni rəsmi dildə yenidən yaz, mənanı dəyişmə.” Bu, dövlət yazışmasının keyfiyyətini artırır.
Amma dövlət qurumunda Sİ istifadəsi üçün 3 təhlükəsizlik qaydası vacibdir:
Şəxsi məlumatı sil. Ad, soyad, FIN, telefon, ünvan kimi məlumatlar çıxarılmalıdır.
Məxfi sənədi paylaşma. Daxili planlar, qərarlar, həssas məlumatlar göndərilməməlidir.
Cavabı yoxla. Sİ səhv yaza bilər. Qanun maddəsi, tarix, prosedur səhv ola bilər.
Praktik istifadə planı:
Ən çox təkrarlanan 20 yazışmanı seç.
Sİ ilə cavab şablonları hazırla.
Hesabat formatlarını Sİ ilə standartlaşdır.
Uzun sənədləri xülasə etdirmək üçün istifadə et.
Dil düzəlişi və sadələşdirmə üçün tətbiq et.
Məxfilik qaydasını pozmadan istifadə et.
Maksimum 1 nümunə: dövlət işçisi yazır: “Vətəndaşdan müraciət gəlib: sənəd gecikib. Rəsmi cavab mətni yaz.” Sİ rəsmi cavab hazırlayır. İşçi uyğun məlumatı əlavə edib göndərir.
Nəticə olaraq, dövlət qurumunda Sİ ən çox təkrarlanan işləri sürətləndirir: müraciətlərə cavab, sənəd xülasəsi, hesabat, protokol, təlim və dil düzəlişi. Düzgün istifadə edilsə, dövlət işi daha sürətli və daha sistemli ola bilər.