LAYİHƏ PLANINI NECƏ QURA BİLƏR?
Layihə rəhbəri üçün ən çətin məsələ işi “görmək” deyil. Ən çətin məsələ işi düzgün planlamaq və idarə etməkdir. Çünki layihədə çox insan olur. Tapşırıqlar çox olur. Vaxt məhduddur. Büdcə məhduddur. Üstəlik risklər çıxır: gecikmə, səhv, resurs çatışmazlığı. Layihə rəhbəri (proje yöneticisi) bu sistemi nəzarətdə saxlamalıdır. Sİ layihə rəhbərinə “komanda idarə edən boss” kimi yox, planlama və təşkilat köməkçisi kimi fayda verir. Yəni Sİ layihə rəhbərini əvəz etmir. Amma işi strukturlaşdırır və sürətləndirir.
Birinci mərhələ layihənin məqsədini dəqiq yazmaqdır. Layihə məqsədi qarışıq olsa, plan da qarışıq olur. Layihə rəhbəri Sİ-yə belə yazmalıdır: “Layihənin məqsədi budur… nəticə nə olmalıdır… son tarix nədir.” Sİ bu məlumatdan istifadə edib layihə üçün plan qurur. Layihə rəhbəri burada nə qədər dəqiq olsa, nəticə o qədər düzgün çıxır.
İkinci mərhələ tapşırıqları bölməkdir. Layihədə “böyük
iş” insanı qorxudur. Ona görə layihə rəhbəri işi hissələrə bölməlidir. Sİ burada çox faydalıdır. Məsələn: “Mən mobil tətbiq layihəsi edirəm. Tapşırıqları mərhələlərə böl: analiz, dizayn, development, test, launch.” Sİ mərhələ-mərhələ tapşırıq siyahısı verir. Layihə rəhbəri onun üzərində komanda işi qurur.
Üçüncü mərhələ vaxt planıdır. Layihə planının ən vacib hissəsi timeline-dır (vaxt xətti – zaman çizelgesi). Sİ layihə rəhbərinə Gantt məntiqi ilə sadə timeline verə bilər. Məsələn: “Bu layihə 8 həftədir. Hər mərhələ üçün həftəhəftə plan yaz.” Sİ plan verir: 1-ci həftə analiz, 2-ci həftə dizayn, 3-6 həftə development, 7-ci həftə test, 8-ci həftə release. Bu, layihə rəhbərinə aydın struktur verir.
Dördüncü mərhələ resursların bölüşdürülməsidir. Layihə rəhbəri bilməlidir kim nə edəcək. Sİ burada rol bölgüsü təklif edir. Məsələn: “Komandada 1 dizayner, 2 developer, 1 testçi var. Tapşırıqları rollara böl.” Bu bölüşdürmə (dağıtım) layihənin yüklənməsinin qarşısını alır.
Beşinci mərhələ risklərin əvvəlcədən yazılmasıdır. Layihə planında risk hissəsi çox vacibdir. Çünki risk gözlənilməyəndə layihə dağılır. Sİ layihə rəhbərinə “risk register” (risk siyahısı – risk listesi) hazırlaya bilər. Məsələn: “Bu layihə üçün 15 risk yaz: texniki risk, komanda riski, müştəri riski.” Sonra hər risk üçün tədbir planı yazdırmaq olar: “Risk baş verərsə nə edək?” Bu, layihəni daha professional edir.
Altıncı mərhələ toplantı planı və status hesabatlarıdır. Layihə rəhbəri hər həftə status toplamalıdır. Bəzən status mesajları qarışıq olur. Sİ burada status formatı hazırlaya bilər. Məsələn:
nə görüldü
nə gecikdi
növbəti addım
problem
Layihə rəhbəri Sİ-yə deyə bilər: “Həftəlik status report şablonu yaz.” Bu şablonla komanda daha sistemli məlumat verir.
Yeddinci mərhələ dəyişiklik idarəçiliyidir. Layihədə müştəri tez-tez fikir dəyişir. “Bunu da əlavə edək” deyir. Bu layihəni gecikdirir. Sİ layihə rəhbərinə dəyişiklik sorğusu formatı (change request – değişiklik talebi) hazırlaya bilər: “Müştəri yeni funksiya istəyir. Mən bunu necə qiymətləndirim? 5 addım yaz.” Sİ yazır: təsir analizi, vaxt təsiri, büdcə təsiri, qərar, təsdiq.
Praktik istifadə planı:
Layihə məqsədini və nəticəni Sİ-yə yaz.
Tapşırıqları mərhələlərə böl.
Timeline (zaman çizelgesi) qur.
Rol bölgüsü et.
Risk listesi və tədbir planı hazırla.
Status report şablonu hazırla.
Dəyişiklik sorğusu (Değişiklik talebi -Change request) prosesini qur.
Maksimum 1 nümunə: Layihə rəhbəri yazır: “Mən e-ticarət saytı layihəsi planlaşdırıram. 6 həftəyə hazır olmalıdır. Komanda 4 nəfərdir. Mənə mərhələlər, timeline və risk siyahısı yaz.” Sİ plan verir. Layihə rəhbəri dərhal prosesə başlayır.
Nəticə olaraq, layihə rəhbəri Sİ ilə layihə planını daha tez və daha sistemli qura bilər: tapşırıqlar bölünür, vaxt planı qurulur, risklər əvvəlcədən görünür, status sistemi yaranır. Layihə rəhbərinin əsas işi isə komandanı idarə etmək və qərar vermək olaraq qalır.